Ab 1.1.2020 gelten verschärfte Regelungen bei der Nutzung bestimmter elektronischer Kassen – so sieht es § 146a AO vor. Das dazugehörige Anwendungsschreiben hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 12.2.2019 in einer Entwurfsfassung an die Verbände versandt. Es ist das Dritte im Bunde – letztes Jahr wurden bereits die Schreiben zur Einzelaufzeichnungspflicht sowie zur Kassennachschau veröffentlicht. Die Finanzverwaltung vervollständigt damit ihre Auffassung zu den gesetzlichen Neuerungen durch das sog. Kassengesetz. In seiner Stellungnahme S 03/19 zu dem Entwurf identifiziert der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) fachlichen Nachbesserungsbedarf und adressiert darüber hinaus die Nöte der Praxis. Die Zeit für die Umsetzung wird knapp Betroffene Kassen müssen ab dem Stichtag 1.1.2020 mittels einer sog. technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Die eingesetzte TSE muss durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. ? Für die Umrüstung der schätzungsweise über zwei Millionen vom Gesetz erfassten Kassen (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 16) verbleiben weniger als zehn Monate. Soweit ersichtlich, sind indes noch immer keine (zertifizierten) TSE auf dem Markt verfügbar. Es steht zu befürchten, dass es angesichts der Menge an notwendigen TSE und der vergleichsweise nur noch kurzen Frist zu Lieferengpässen kommt. Dabei darf ferner nicht außer Acht gelassen werden, dass die Kassenhersteller einen ausreichenden Vorlauf benötigen, um die Software der Kassensysteme entsprechend anzupassen. Überdies muss dem Steuerpflichtigen ein angemessener zeitlicher Rahmen verbleiben, um seine Kassen mit den zertifizierten TSE auszurüsten. Der DStV unterstützt die Bestrebungen des Gesetzgebers, die Manipulation von Kassen in bargeldintensiven Branchen einzudämmen. Keinesfalls darf es dem Steuerpflichtigen jedoch zum Nachteil gereichen, wenn eine fristgerechte Umrüstung der eingesetzten Kassen aufgrund von durch ihn nicht zu beeinflussenden Ursachen misslingt. Vor diesem Hintergrund ist nach Auffassung des DStV eine Verlängerung der Frist zur Umrüstung der Kassen geboten. Drohende Störung der Kanzleiabläufe Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme an das zuständige Finanzamt gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 und 2 AO). Nach der Entwurfsfassung ist die erstmalige Mitteilung aller vor dem 1.1.2020 angeschafften und von dem Gesetz erfassten Kassen bis zum 31.1.2020 zu erstatten. Dies entspricht zwar dem Gesetzeswortlaut (Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 2 EGAO). Der DStV hat allerdings Folgendes zu bedenken gegeben: Abhängig davon, wann die ersten zertifizierten TSE auf den Markt kommen, kann es zu einer enormen Verdichtung der Meldungen kommen. Können die Geräte etwa erst im Dezember 2019 gekauft und installiert werden, verbleiben für die Meldung maximal zwei Monate. In dieser kurzen Zeit müssten über 2 Mio. Kassen gemeldet werden. In vielen Fällen werden Mandanten ihren steuerlichen Berater bitten, die Meldung für sie vorzunehmen. Können diese jedoch z. B. erst gegen Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres und demnach nur mit geringem Vorlauf erledigt werden, droht eine erhebliche Störung der Kanzleiabläufe, gerade bei kleinen und mittleren Kanzleien. Denn das Jahresende und der Beginn des neuen Jahres sind in den Kanzleien traditionell sehr arbeitsintensive Zeiten: Neben drängenden Deklarationstätigkeiten fallen beispielweise Jahresabschlussarbeiten – wie die Durchführung von Inventuren bei Mandanten – und der Abschluss der Lohnbuchhaltung für das vergangene Jahr an. Hinzu kommt, dass im Monat Dezember aufgrund der Weihnachtsfeiertage einige Arbeitstage weniger zur Verfügung stehen. Dies gilt gleichermaßen für die Mandanten in den maßgeblich betroffenen Branchen: Hier ist die Weihnachtszeit vielfach von besonderer Bedeutung für die Geschäftstätigkeit. Ausgehend von Erfahrungen aus anderen Bereichen ist zu erwarten, dass nicht alle Mandanten die für die Meldung notwendigen Unterlagen in dieser betriebsamen Zeit unmittelbar zu ihrem Berater bringen werden. Somit ist eine weitere Konzentration des Arbeitsaufkommens in den Kanzleien zu befürchten. Sollte – trotz aller Vorbehalte der Praxis – an dem Termin zur Anwendung des § 146a AO (1.1.2020) festgehalten werden, bedarf es nach Auffassung des DStV zumindest einer Nichtbeanstandungsregelung für die erstmalige Mitteilung der Kassen. Hiernach sollte es von Seiten der Finanzverwaltung nicht beanstandet werden, wenn die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO für alle bauartbedingt aufrüstbaren und vor dem 1.1.2020 angeschafften Kassen bis zum 31.3.2020 erstattet wird. Somit bliebe den Beratern selbst im denkbar schlechtesten Fall – mit den Arbeiten kann erst im Januar 2020 begonnen werden – genügend Zeit, die zahlreichen Mitteilungen in zumutbarer Weise vorzunehmen. Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO muss mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks erfolgen (§146a Abs. 4 Satz 1 AO). Weder im Gesetz noch im vorliegenden Entwurf ist erkennbar, dass der Mitteilungspflicht auf elektronischem Wege nachgekommen werden kann. Soweit für die Mitteilung ausschließlich eine Abgabe in Papierform vorgesehen ist, überzeugt dieses Verfahren mit Blick auf die heutigen technischen Möglichkeiten und Gegebenheiten nicht. Die Vorteile der Digitalisierung blieben in diesem Fall gänzlich ungenutzt. Zu denken ist etwa an Standardvorgänge wie die nachträgliche An- oder Abmeldung von Kassen: Ein Rückgriff auf Stammdaten (z. B. die Steuernummer) wäre bei einem analogen Verfahren nicht möglich. Zudem würde es dem aufzeichnenden Steuerpflichtigen erschwert, die mitzuteilenden Angaben für eigene Zwecke zu nutzen, beispielsweise um selbst einen Überblick über die eingesetzten Kassen zu erhalten. Weitere Probleme wirft eine Mitteilung auf Papier im Hinblick auf die vorgeschriebene Angabe der Seriennummer der TSE auf: Es handelt sich hierbei nach den Vorgaben des BSI um einen sog. Hashwert, der beispielswiese folgendermaßen aufgebaut sein könnte: 4PIKOGRLFWJAWLHRJD62WZ4QTZCCY6BPLBGE5LMZOYHWKSJX6VAA Die manuelle Eingabe eines derart langen Werts ist höchst fehleranfällig. Auch vor diesem Hintergrund ist nach Ansicht des DStV ein digitales Verfahren zur Registrierung der Kassen notwendig. Nur so ließen sich Fehleingaben reduzieren oder – idealerweise – gänzlich vermeiden, etwa im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung. Erfreuliche Klarstellungen Der Entwurf hat allerdings auch einige begrüßenswerte Ausführungen im Gepäck, so z. B. hinsichtlich der sog. Belegausgabepflicht: Nach dieser ist allen am Geschäftsvorgang Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein Beleg zur Verfügung zu stellen. Gemäß § 6 KassenSichV kann der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Der DStV hat u. a. in seiner Stellungnahme S 05/17 zu dem Entwurf der KassenSichV darauf hingewiesen, dass der Begriff des „standardisierten Datenformats“ zu unbestimmt ist. Der Entwurf konkretisiert diesen Begriff nun erfreulicherweise anhand von Beispielen. Hiernach sind unter „standardisierten Datenformaten“ gängige Formate wie etwa JPG oder PDF zu verstehen. Stand: 14.3.2019 Lesen Sie hierzu auch: Kassengesetz: Was – Wie – Warum?