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Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) - Aktuelle Praxisprobleme

S 04/14 | 25.04.2014

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Sehr geehrte Frau Ministerialrätin Buchwald,

haben Sie vielen Dank für die Einladung zur Informationsveranstaltung mit anschließendem Erfahrungsaustausch zum Thema „Einführung der ELStAM“ am 28.04.2014 in Ihrem Hause. Gerne nehmen wir diese Gelegenheit zum Anlass, Sie auf die an den Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) aus dem Kreise seiner Mitglieder herangetragenen, aktuellen Praxisprobleme mit dem Verfahren hinzuweisen.

Vorbemerkung
Trotz der im Folgenden aufgezeigten Unsicherheiten gilt es an dieser Stelle hervorzuheben, wie positiv aus Sicht des DStV und seiner Mitglieder die Einführung der ELStAM insgesamt verlaufen ist. Die Umsetzung mancher elektronischer Vorhaben stand zwar in der Vergangenheit zu Recht in der Kritik. Mit den die Einführung der ELStAM begleitenden Maßnahmen wurde aber eine erfreuliche Kehrtwende eingeläutet und die Implementierung des Verfahrens in die Praxis erfolgreich unterstützt. Nicht nur der gestreckte Einführungszeitraum von einem Jahr und die innerhalb dieser Zeit gewährten Sonderrechte halfen der Praxis erheblich bei dem Einstieg in das elektronische Verfahren. Auch das umfassend angelegte Kommunikationsprojekt gewährte den Verfahrensbeteiligten durch regelmäßige Gesprächskreise sowie durch die Veröffentlichung einer ganzen Reihe von Informationsbroschüren grundlegende Hilfestellungen. Zudem informierte das Projekt regelmäßig transparent über den Sachstand. Der DStV würde es außerordentlich begrüßen, wenn das elektronische Besteuerungsverfahren mit vergleichbarem Engagement fortentwickelt würde.

1. Fehlermeldungen bei Arbeitnehmerwechsel
In den Fällen des Arbeitnehmerwechsels bei einem Arbeitgeber treten in der Praxis regelmäßig Abweisungen von An- bzw. Abmeldungen auf, sodass die ELStAM nicht abgerufen werden können. Darüber hinaus kommt es trotz zutreffender Anmeldung zur Zuordnung der für den Arbeitnehmer ungünstigen Steuerklasse VI. Soweit sich keine andere Klärung findet, behelfen sich die Berater- bzw. Arbeitgeberschaft (im Folgenden: ELStAM-Abrufende) derzeit mit der Bitte an den Arbeitnehmer, beim Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu beantragen. Diese nicht nachvollziehbare Situation führt für die ELStAM-Abrufenden durch die wiederholten Meldungen sowie erneuten Prüfungen zu zusätzlichem bürokratischen Aufwand. Erschwerend kommt hinzu, dass die Unerklärbarkeit das Miteinander der Verfahrensbeteiligten strapaziert.

Der DStV fordert die umgehende Ergreifung von technischen Maßnahmen zur Behebung der technischen Ursachen für diese Probleme.

2. Zuzug von Arbeitnehmern aus dem Ausland
In den Fällen, in denen aus dem Ausland hinzugezogene Arbeitnehmer beschäftigt werden, erschwert zum einen die verzögerte Zuteilung der Identifikationsnummer das Anmeldeverfahren. Statt einer Ermittlung der Lohnsteuer nach Steuerklasse VI gelten zwar die Erleichterungen, dass der Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug formlos zu beantragen und dem ELStAM-Abrufenden vorzulegen hat, für den dann die Verpflichtung zum Abruf entfällt und der danach die Abrechnungen vorzunehmen hat (§ 39e Abs. 8 S. 1, 2, 4 EStG). Sobald aber die Identifikationsnummer und die ELStAM vorliegen, besteht durch die entsprechende Anwendung des § 39c Abs. 1 S. 2 bis 5 EStG die Pflicht, die Lohnsteuerermittlungen für die vorangegangenen Monate zu überprüfen und ggf. zu ändern (§ 39e Abs. 8 S. 5 EStG). Zur Minimierung eines etwaigen Mehraufwands für den ELStAM-Abrufenden durch Korrekturen bittet der DStV darum, die Prozesse zur Vergabe der Identifikationsnummer zu beschleunigen.

Des Weiteren treten bei Anmeldungen von zugezogenen Arbeitnehmern aus dem Ausland regelmäßig, ebenfalls nicht aufklärbare Abweisungen auf. Die zu den Fehlermeldungen bei Arbeitnehmerwechsel erläuterten Folgen treten hier entsprechend auf. Auch in diesem Zusammenhang bittet der DStV um Prüfung der Ursachen sowie die Herbeiführung eines reibungslosen Verfahrens.

3. Freibeträge bei Nebenarbeitsverhältnissen
Das derzeitige Verfahren zur Geltendmachung eines Freibetrags bei Nebenarbeitsverhältnissen stellt sich in der Praxis als äußerst fehleranfällig dar. Gerade im Verhältnis zu der wirtschaftlichen Bedeutung der in der Regel zugrunde liegenden Dienstverhältnisse bedeutet dies für die ELStAM-Abrufenden im Unterschied zur früheren Papier-Lohnsteuerkarte einen bürokratischen Mehraufwand.

Sowohl nach alter als auch nach neuer Rechtslage kann ein Arbeitnehmer beim Finanzamt beantragen, dass ein Freibetrag bei einem Nebenarbeitsverhältnis auf zwei oder mehrere Arbeitsverhältnisse aufgeteilt wird, wenn in gleicher Höhe ein Hinzurechnungsbetrag bei seinem ersten Dienstverhältnis berücksichtigt wird (§ 39a Abs. 1 S. 1 Nr. 7 EStG). Vor Einführung der ELStAM wurde der Hinzurechnungsbetrag durch das Finanzamt auf der ersten Lohnsteuerkarte und die Freibeträge auf den weiteren Lohnsteuerkarten eingetragen, ohne dass der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber des Nebenarbeitsverhältnisses Weiteres veranlassen musste.

Mit der Einführung des elektronischen Lohnsteuerverfahrens verlagert sich die Verantwortung für den zutreffend ermittelten Nettoauszahlungsbetrag hingegen erheblich auf die Arbeitnehmerschaft sowie die ELStAM-Abrufenden: Im elektronischen Verfahren muss der Arbeitnehmer dem Nebenarbeitgeber mitteilen, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag abgerufen werden soll. Bei der Anmeldung des Arbeitnehmers ist dieser Betrag an das Finanzamt zu übermitteln. Nach Prüfung des übermittelten Betrags stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber den tatsächlich zu berücksichtigenden Freibetrag als ELStAM zum Abruf bereit. Der Hauptarbeitgeber bekommt erst dann den entsprechenden Hinzurechnungsbetrag über eine Änderungsliste mitgeteilt.

Wie die Hinweise aus der Praxis zeigen, führt diese durch die Zwischenschaltung mehrerer Handlungsschritte von verschiedenen Personen gestreckte Verfahrensweise zum einen zu einem höheren Bürokratieaufwand insbesondere zulasten derjenigen, die den ELStAM-Abruf durchführen. Zum anderen erhöht das notwendige Mehr an Handlungen maßgeblich das Risiko einer für alle Beteiligten unerfreulichen und mit Nacharbeiten verbundenen, fehlerhaften Lohnabrechnung. Und schließlich belastet diese Verfahrensweise das Dreiecksverhältnis zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und deren Berater.

Vergisst beispielsweise der Arbeitnehmer die Angabe des gewünschten Freibetrags versehentlich bei der Ausfüllung des Stammdatenblatts, muss der ELStAM-Abrufende diese Information entweder nachfordern oder unterlässt - in Ermangelung eines Hinweises, dass dieser gewünscht ist – selbst die Übermittlung an das Finanzamt. Wird hingegen der Freibetrag durch den ELStAM-Abrufenden übermittelt, kann es durch die Prüfungsdauer seitens des Finanzamts zu zeitlichen Verzögerungen kommen, sodass der Betrag verspätet in der Lohnabrechnung berücksichtigt wird und Berichtigungen durchgeführt werden. Auch eine versehentlich fehlerhafte Angabe der Höhe des Freibetrags durch den Arbeitnehmer oder aber eine versehentlich fehlerhafte Beurteilung durch das Finanzamt kann zu Klärungsbedarf, Verzögerungen und Berichtigungen führen.

Des Weiteren treten in der Praxis Fehler bei der monatlich zu berücksichtigenden Höhe des Frei- und damit des Hinzurechnungsbetrags auf, die laut Auskunft des Finanzamts systembedingt sind und zu einer nicht der tatsächlichen Steuer entsprechenden Mehrbelastung führen. Beispielsweise musste, obwohl das Nebenarbeitsverhältnis nur zwei Monate andauerte, aus technischen Gründen als Freibetrag ein Jahresbetrag erfasst werden. Anschließend kam es durch eine Systemumstellung zu einer fehlerhaften Aufteilung des Jahresbetrags, sodass der monatliche Hinzurechnungsbetrag überhöht war, der monatliche Freibetrag beim Nebenarbeitsverhältnis aufgrund dessen Beendigung nicht mehr ausgeschöpft wurde und infolgedessen die abgeführte Steuer zu hoch war. Trotz aller Abstimmungsprozesse war laut Auskunft des Finanzamts eine unterjährige Berichtigung technisch nicht möglich. Vielmehr müsse die Erstattung durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung erfolgen.

Ein derart hoher Aufwand ist gerade dann unverhältnismäßig, wenn er bei zu versteuernden Einkommen, die knapp über dem Grundfreibetrag liegen, auftritt. Nicht selten gehen aber gerade Steuerpflichtige, die nur ein geringes Einkommen aus dem Hauptdienstverhältnis erzielen, ein für den Lebensunterhalt notwendiges Nebenarbeitsverhältnis ein.

Gerade unter Berücksichtigung der Tatsache, dass es sich bei Nebenarbeitsverhältnissen in der Regel um Dienstverhältnisse von geringem wirtschaftlichem Ausmaß (bspw.: sog. Minijobs) handelt, ist der in der Praxis auftretende Mehraufwand nicht angemessen und daher nicht zumutbar. Der DStV plädiert dafür, die Fehleranfälligkeit durch eine Angleichung des neuen Verfahrens an die Struktur des früheren Verfahrens zu reduzieren: Zukünftig sollte der Arbeitnehmer verpflichtet sein, bei der Beantragung des Freibetrags gegenüber dem Finanzamt gleichfalls die Zuordnung des Freibetrags zum jeweiligen Nebenarbeitgeber anzuzeigen. Der Vorteil wäre dabei, dass das Finanzamt als ohnehin genereller erster Ansprechpartner für die Klärung von Freibeträgen die Prüfung sofort durchführen und für den ELStAM-Abrufenden den richtigen Betrag bereitstellen kann. Neben der so bedingten zeitlichen Straffung reduziert sich ganz erheblich die Fehlerquote. Mit einem solchen Vorgehen würde schließlich ohne Nachteile für die Finanzverwaltung die Struktur des bisherigen Verfahrens bei der Papier-Lohnsteuerkarte auf das elektronische Verfahren übertragen.

Darüber hinaus bittet der DStV, die geschilderten systembedingten Probleme zu prüfen und technisch zu lösen.

4. Verzögerungen bei der Auslieferung von Änderungslisten
Dem DStV wurde berichtet, dass die Bereitstellung der Änderungslisten regelmäßig nicht innerhalb der geplanten 5 Arbeitstage des Folgemonats erfolgt. Dies kann für die Beraterschaft zu zusätzlichen Kosten, die der Mandant (Arbeitgeber) neben seinem Unverständnis über die verspätete Berücksichtigung von bspw. für seinen Arbeitnehmer günstigen ELStAM nicht auszugleichen bereit ist, sowie zu Spannungen im Auftragsverhältnis führen.

Bei geänderten ELStAM, die auf einen Zeitpunkt vor dem Abruf zurückwirken, besteht zwar keine Pflicht, sondern nur eine Berechtigung zu rückwirkenden Änderungen (§ 41c Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG). In der Praxis stößt aber die Auslieferung von Änderungslisten bei der Lohnbuchhaltungssoftware die Berichtigung der Vormonate meist automatisch an, was abhängig von den Vertragskonditionen zu einer erhöhten Abrechnung seitens des Softwareanbieters führt. Zudem ist die Ablehnung einer Berichtigung der Anmeldungen gegenüber dem Mandanten sowie Arbeitnehmer insbesondere dann kaum darstellbar, wenn die Änderungen zu einer für den Arbeitnehmer bspw. aufgrund von Freibeträgen günstigeren Berechnung führen.

Um die sich aus der vorgenannten Konstellation ergebenden Kosten und Unannehmlichkeiten zu minimieren, fordert der DStV die Bereitstellung der Änderungslisten innerhalb der in Aussicht gestellten 5 Arbeitstage des Folgemonats.

5. Informationen an Arbeitnehmer bei technischen Störungen
Des Weiteren kommt es in der Praxis zu Fällen, in denen beim ELStAM-Abruf aus unerfindlichen Gründen Abweisungen oder Sperren eintreten. Häufig ergeben sich aus den Fehlermeldungen keine hilfreichen Hinweise auf die Ursachen. Treten diese Probleme vom Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber unbeeinflusst ein und sind sie lediglich technischen Ursprungs, sorgt eine Nachfrage beim Arbeitnehmer sowie die an ihn gerichtete Bitte, die Ursache mit dem Finanzamt zu klären, zu Recht für großes Unverständnis und Unmut. Das Finanzamt zeigt sich regelmäßig bei Nachfrage des Beraters wenig hilfsbereit und verweist wiederum auf die Klärung durch den Arbeitnehmer. Letztlich sieht sich der Berater dem Vorwurf ausgesetzt, beim Umgang mit dem elektronischen Verfahren zu ungeschickt vorzugehen.

Um diesen für den Berater aufwendigen sowie das Mandantschaftsverhältnis belastenden Abstimmungsprozess zu erleichtern, regt der DStV an, dass das Finanzamt den Arbeitnehmer automationsgesteuert über die technische Störung informiert. Dies würde zum einen das Verständnis des Arbeitnehmers für die Situation deutlich erhöhen. Zudem anderen könnte er zeitnah, nach Auftreten des Problems beim Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen (§ 39 Abs. 1 S. 2 EStG). Diese Bescheinigung würde die Pflicht des Beraters bzw. des Arbeitgebers, die Lohnberechnung nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzunehmen (§ 39c Abs. 1 S. 2 EStG), hilfreich stützen.

6. Mitwirkung der Finanzämter
Schließlich verursacht die sich teilweise recht lang hinziehende Vergabe von Steuernummern bei Neugründungen von Unternehmen einen Mehraufwand bei den Lohnabrechnungen. Mangels Steuernummer kann sich der Arbeitgeber nicht registrieren, entsprechend die ELStAM nicht abrufen und muss für die Lohnabrechnungen den Arbeitnehmer bitten, eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu beantragen. Der DStV bittet darum, darauf hinzuwirken, dass neue Steuernummern durch das Finanzamt zügiger vergeben werden.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

gez.
RA/StB Norman Peters
(Geschäftsführer)

gez.
RAin/StBin Sylvia Mein
(Referentin für Steuerrecht)

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