Vor gut vier Jahren erblickte die finale Fassung des BMF-Schreibens zu den GoBD das Licht der Welt. Vorausgegangen waren langwierige Erörterungen sowie zwei Entwurfsfassungen, die der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) in seinen Stellungnahmen S 04/13 und S 09/13 seinerzeit nachdrücklich kritisierte. Am 5.10.2018 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) verschiedenen Institutionen den Entwurf einer Neufassung des Schreibens zur Stellungnahme vorgelegt. Der DStV weist in seiner Stellungnahme S 14/18 auf nach wie vor relevante Praxisprobleme hin und regt zugleich praxisgerechte Änderungen an. Welche Erleichterungen enthält der Entwurf? Der Entwurf sieht für Unternehmen im Wesentlichen folgende Erleichterungen vor: Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie z. B. Smartphones wird explizit anerkannt. Dies soll gleichsam im Ausland zulässig sein (Rn. 130). Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich (Rn. 135). Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. In der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 wird im Falle einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt (Rn. 154). Der DStV begrüßt diese Änderungen und hierbei insbesondere die Anerkennung mobiler Digitalisierungsverfahren. Denn derlei Verfahren sind der Praxis längst keine Seltenheit mehr. Anderen Problemen trägt der Entwurf jedoch keine Rechnung und verschärft diese sogar zum Teil. Der DStV hat daher u. a. folgende Aspekte adressiert: Anpassung der Buchungsfrist an die betrieblichen Gegebenheiten In der Entwurfsfassung wurde Rn. 50 (erster Bullet Point) wie folgt geändert: „Die Erfassung Buchung (bzw. die bei Nichtbuchführungspflichtigen vergleichbare Aufzeichnung) der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen und (…)“ Bislang ist lediglich die Erfassung durch geordnete Belegablage bis zum Ablauf des Folgemonats erforderlich. Die Buchung (i. S. einer Stapelfestschreibung) kann gemäß der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 auch nach Ablauf des Folgemonats vorgenommen werden, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden (vgl. Rn. 52). Diese Möglichkeit ist insbesondere von Bedeutung, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden muss (z. B. aufgrund einer Dauerfristverlängerung). Damit die unbaren Geschäftsvorfälle nicht mehrmals „angefasst“ werden müssen, wird gegenwärtig oftmals in zeitlichem Zusammenhang mit der Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung gebucht. Die Möglichkeit, die Buchung auch nach Ablauf des Folgemonats vorzunehmen zu können, erleichtert die Abläufe in der Buchhaltung somit erheblich. Wird der Begriff „Erfassung“ wie geplant durch „Buchung“ ersetzt, würden der Buchungszeitpunkt und der maßgebliche Zeitpunkt für die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung noch häufiger als in der gegenwärtigen Praxis auseinanderfallen. Dass die geplante Änderung die buchhalterischen Abläufe insbesondere bei umsatzsteuerlichen Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung und Quartalszahlern zusätzlich erschwert, ist nicht hinnehmbar. In seiner Stellungnahme fordert der DStV daher, die geänderten Ausführungen in Rn. 50 zu verwerfen. Mehr noch: Der Verband sieht die Notwendigkeit, die Fristen hinsichtlich der Verbuchung der unbaren Geschäftsvorfälle insgesamt anzupassen. Die Ausführungen in Rn. 50 sind nicht eindeutig und sorgen seit jeher für Zweifelsfragen in der Praxis. Der DStV plädiert insoweit dafür, die Buchungsfrist verbindlich mit den für das Unternehmen maßgeblichen umsatzsteuerlichen Fristen in Einklang zu bringen: Die Buchungsfrist sollte generell um einen Monat verlängert werden (auf das Ende des Zweitfolgemonats), um Unsicherheiten bei Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung endgültig auszuräumen. Für Quartals- und Jahreszahler sollte eine Ausnahme von dem vorgenannten Grundsatz geschaffen werden, sodass diese rechtssicher quartalsweise bzw. jährlich buchen können. So würde einerseits der Unternehmensgröße und andererseits der buchhalterischen Praxis Rechnung getragen werden. Denn ist es nicht einzusehen, dass bei unterschiedlichem Aufkommen von Geschäftsvorfällen dieselben Buchungsfristen gelten. Nutzbarkeit von Office-Anwendungen ohne zusätzliche Voraussetzungen Der Entwurf verlangt nach wie vor eine Unveränderbarkeit der elektronisch erzeugten Unterlagen. Probleme können sich hier insbesondere beim Einsatz der in Unternehmen weit verbreiteten Office-Anwendungen ergeben. Werden die damit erzeugten Dokumente lediglich in einem gewöhnlichen Dateimanager gespeichert, lässt sich eine Unveränderbarkeit aufgrund mangelnder Versionierungs- bzw. Historisierungsmöglichkeit systembedingt kaum erreichen. Zwar bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) diese Möglichkeit. Doch verfügen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nicht immer über solche Systeme. Dem Steuerpflichtigen die Implementierung eines solchen Systems abzuverlangen, um eine Revisionssicherheit i. S. d. GoBD zu erreichen, erachtet der DStV als zu weitreichend. Der Verband hat das BMF in seiner Stellungnahme daher darum gebeten, klarzustellen, wie sich eine Revisionssicherheit von aufbewahrungspflichtigen Office-Dokumenten auch ohne Verwendung eines DMS gewährleisten lässt. Verfahrensdokumentation: Ausnahme für kleine Unternehmen geboten Unverändert ist in dem Entwurf auch das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation geblieben. Soweit die Buchhaltung insgesamt nachvollziehbar und nachprüfbar ist, soll das Fehlen einer Verfahrensdokumentation zwar keinen formellen Mangel darstellen, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen könnte. Dessen ungeachtet wird in vielen Unternehmen – um etwaigen Risiken einer Hinzuschätzung zu begegnen – eine Dokumentation angefertigt. Die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation bereitet insbesondere Schwierigkeiten, da eine solche auch alle Vor- und Nebensysteme einschließen muss. Dabei können die einzelnen Verfahrensdokumentationen für die jeweiligen Systeme aufwendig und kostenintensiv sein. Doch nicht nur der Umfang, auch die konkrete Umsetzung stellt Unternehmen – aufgrund der vagen Formulierungen in den diesbezüglichen Rn. des Erlasses – vor immense Herausforderungen. Vor diesem Hintergrund hat der DStV in seiner Stellungnahme eine Ausnahmeregelung für kleine Unternehmen angeregt. Die Anfertigung einer Dokumentation ist zwar für alle Unternehmen herausfordernd. Doch stellt sich insbesondere bei kleinen Unternehmen die Frage nach der Sinnhaftigkeit einer solchen: Bei diesen Unternehmen sind die betrieblichen Abläufe und Strukturen regelmäßig so überschaubar, dass ein zusätzlicher Dokumentationsaufwand entbehrlich sein dürfte. Stand: 16.11.2018 Lesen Sie hierzu auch: GoBD: AWV-Praxisleitfaden veröffentlicht Geordnete und sichere Belegablage: So sind Steuerberater und Mandant auf der sicheren Seite BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht DStV-Stellungnahme zum 2. Entwurf eines BMF-Schreibens zu den GoBD DStV-Stellungnahme zum 1. Entwurf eines BMF-Schreibens zu den GoBD