Schneller und effizienter soll sich die Vollmachtsdatenbank seit Freischaltung der Version 2.0 Mitte April dieses Jahres ihren Anwendern präsentieren. Zwar haben Steuerberater bereits seit 3,5 Jahren die Möglichkeit, Vollmachtsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Mangels weitergehender technischer Voraussetzungen seitens der Finanzverwaltung war den Bevollmächtigten hieraus jedoch bislang lediglich der Abruf elektronischer Daten im Rahmen der vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) möglich. Mit der zum 18.4.2017 erfolgten Anbindung der Vollmachtsdatenbank an GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer) und damit an das System der Finanzverwaltung wird der Nutzungsumfang nun deutlich weiter und das Verfahren noch bequemer. Gleich drei Dinge auf einmal … … profitieren von der Neugestaltung und Prozesserweiterung im Rahmen der Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0: • die VaSt, • die Steuerkontoabfrage und • die Vollmachtsverwaltung. VaSt: Lange Wartezeit ade! Bislang lagen zwischen Übermittlung der Vollmacht und Datenabruf rd. 37 Tage. Dann konnten die Bevollmächtigten im Zuge der VaSt auf die von Dritten an die Finanzverwaltung übermittelten Daten, wie u. a. Lohnsteuerdaten, Rentenbezugsmitteilungen oder Beitragsdaten der Kranken- und Pflegeversicherungen, zugreifen. Diese Wartezeit soll sich nun nach einer gewissen Übergangsphase auf ca. 2 Tage reduzieren. Hintergrund: Das bislang seitens der Finanzbehörden an die Mandanten gerichtete Schreiben zur Unterrichtung über deren Widerspruchsrecht verbunden mit einer Wartefrist von bis zu 37 Tagen entfällt. Vorteil: Steuerkontoabfrage Ebenfalls zeitraubend gestalteten sich bisher die länderspezifisch unterschiedlichen Verfahren bei der elektronischen Steuerkontoabfrage. Deshalb forderte der DStV seit Jahren, die regionalen Vollmachten für die Steuerkontenabfragen mit dem amtlichen Muster für die Vollmachtsdatenbank zusammenzuführen (vgl. DStV adressiert Praxisprobleme an das BMF). Mit der Vollmachtsdatenbank 2.0 gehören diese organisatorischen Eigentümlichkeiten erfreulicherweise der Vergangenheit an. Der elektronische Steuerkontenabruf kann nunmehr bundesweit einheitlich über die erweiterte Vollmachtsdatenbank erfolgen. Nach Übermittlung der Vollmacht soll es künftig ca. 3 Arbeitstage dauern bis die Freischaltung zum Datenabruf erfolgt und die Steuerkontoabfrage durchgeführt werden kann. Voraussetzung zur Steuerkontoabfrage über die Vollmachtsdatenbank Da sich die Steuerkontoabfrage technisch nicht auf einzelne Steuerarten, Verwaltungsverfahren oder Veranlagungszeiträume beschränken lässt, sollten der Vollmacht keine sachlichen und/oder zeitlichen Beschränkungen zugrunde liegen. Anderenfalls muss – sofern gewünscht – die unbeschränkte Abrufbefugnis durch Setzen des Kreuzchens in Zeile 38 ausdrücklich erteilt werden. Hinweis: Die Steuerkontoabfrage ist auf die in der Vollmachtsdatenbank eingepflegten – und im Beiblatt dokumentierten – Steuernummern beschränkt. Obacht: Der Datenabruf von eBelegen bleibt dem Bevollmächtigten beim sachlichen Ausschluss der Einkommensteuer – trotz Kreuzchen zur unbeschränkten Abrufbefugnis gem. Zeile 38 – verwehrt, weil insofern eine technische Beschränkung vorgenommen werden kann. Aufgepasst beim länderspezifischen Abfrageverfahren Die länderspezifischen Abfrageverfahren des Steuerkontos können vorerst weiter genutzt werden. Die hierfür erteilten Berechtigungen behalten noch für eine Übergangszeit ihre Gültigkeit. Anschließend soll ein Alternativverfahren zum Abruf der bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten nebst Daten aus dem Steuerkonto freigeschaltet werden. Dieses Verfahren steht sodann allen Benutzergruppen zur Verfügung, wird aber nicht alle Funktionen der Vollmachtsdatenbank 2.0 abdecken können. Tipp: Sofern Sie bereits die Vollmachtsdatenbank nutzen, müssen Sie keinen zusätzlichen Antrag auf Einsichtnahme für diesen Mandanten stellen. Vielmehr werden die Berechtigungen zur Abfrage des Steuerkontos fortan über die Vollmachtsdatenbank geprüft. Vollmachtsverwaltung: Darf‘s ein bisschen mehr sein? Mit der Vollmachtsdatenbank können Steuerberater in nur einem Arbeitsschritt sowohl Verfahrens- als auch Bekanntgabevollmacht an die Finanzverwaltung übersenden. Bereits in der Datenbank erfasste Vollmachten (sog. „Bestandsvollmachten“) wurden in den vergangenen Monaten automatisch in die neue Version 2.0 überführt. Mit der Umstellung auf die aktualisierte Version wird nun der gesamte Vollmachtsinhalt/-umfang an die Finanzverwaltung übermittelt, so dass sich die Datenbank zunehmend auch zur Verwaltung von Vollmachten anbietet. Obacht! Wer im Rahmen seiner Vollmacht auf die Bekanntgabe von Zahlungshinweisen, Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen verzichten will, muss das hierfür vorgesehene Feld in Zeile 19/20 freihalten (kein Kreuzchen setzen). Das Beste zum… Schluss mit Papierkram! Die Vollmachtsdatenbank 2.0 ermöglicht grundsätzlich ein komplett elektronisches Verfahren. Es ist kein zusätzlicher Versand der Papiervollmacht an die Finanzverwaltung erforderlich. Auch seitens der Finanzbehörde erfolgt kein Schreiben mehr an die Mandanten. Dem Gesetzeswortlaut folgend wird eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet. Dabei werden Vollmachten gegenüber der Finanzverwaltung nur für die Steuernummern wirksam, die in der Vollmachtsdatenbank eingepflegt und entsprechend im Beiblatt dokumentiert sind. Die Finanzbehörde behält sich die Möglichkeit offen, jederzeit den Nachweis verlangen zu können. Voraussetzung: amtliches Vollmachtsformular Voraussetzung für die vollumfängliche Nutzung der Funktionen bildet die per 1.8.2016 aktualisierte Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nebst Beiblatt und Merkblatt. Ausführliche Hinweise hierzu entnehmen Sie der Information des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStV): BMF veröffentlicht neues Vollmachtsformular. Rechtsgrundlage: § 80a Abgabenordnung Der Gesetzgeber hat mit Wirkung zum 1.1.2017 im Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (BGBl. I 2016, S. 1679 ff.) die Rahmenbedingungen des Verfahrens festgeschrieben. Praxisrelevante Hinweise hierzu gibt der DStV in seiner Information: Vollmachtsdatenbank: Pflichtverletzung bei Übermittlung kann Geldbuße nach sich ziehen. Stand: 1.8.2017 Lesen Sie hierzu auch: Vollmachtsdatenbank: Pflichtverletzung bei Übermittlung kann Geldbuße nach sich ziehen Modernisierung des Besteuerungsverfahrens: Was – Wie – Warum? BMF veröffentlicht neues Vollmachtsformular