Am 1.1.2017 wurde das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch den digitalen Lohnnachweis abgelöst. Wie der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) in seiner DStV-Information vom 4.11.2016 berichtete, muss zwar für die Beitragsjahre 2016 und 2017 parallel zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren eingereicht werden. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1.1.2019, erfährt die Praxis jedoch eine Erleichterung. Sodann ist der digitale Lohnnachweis die alleinige Grundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Auch für Steuerberater sind diese Änderungen relevant, wenn sie z. B. die Meldungen zur Sozialversicherung für ihre Mandanten durchführen. Obacht: Beschäftigte der richtigen Gefahrtarifstelle zuordnen Wie sich bei Lohnbuchprüfungen immer wieder zeige, sind Beschäftigte im Lohnabrechnungssystem vielfach nicht der richtigen Gefahrtarifstelle zugeordnet. Hierauf machen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen aktuell aufmerksam. Das Problem ergäbe sich vorrangig bei Unternehmen, deren Veranlagung mehrere Gefahrtarifstellen umfasst: Nach einer Information der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) erhielten die Mandanten in der Vergangenheit mitunter die Unterlagen von ihren Steuerberatern zur eigenständigen Meldung an die Berufsgenossenschaft. Zu diesen Unterlagen zählten beispielsweise die Hilfsliste zur Berufsgenossenschaft oder die UV-Meldeliste. Über die in diesem Zuge ggf. durch die Betriebe vorgenommenen Korrekturen von Zuordnungen erfolgte jedoch keine Rückmeldung an den steuerlichen Berater. Die Folge: Die digitalen Lohnnachweise im UV-Meldeverfahren sind fehlerhaft. Um einen reibungslosen Start des digitalen Lohnnachweises sicherzustellen, raten die Unfallversicherungsträger daher, die jeweils aktuelle Veranlagung mit der Mandantschaft abzustimmen. Dabei müsse auch die zutreffende Zuordnung der Beschäftigten zu den veranlagten Gefahrtarifstellen noch einmal überprüft werden. Empfehlung der DGUV zur Vorgehensweise Nach dem System des Stammdatendienstes im UV-Meldeverfahren müssen alle Unternehmen bzw. die beauftragten Dienstleister die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vorbereiten. Der Abruf der Stammdaten der Unternehmen sollte deshalb regelmäßig zu Beginn des Meldejahres erfolgen. Im Anschluss sollten die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils einschlägigen Gefahrtarifstelle überprüft und ggf. angepasst werden. Unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben des zuständigen Unfallversicherungsträgers oder bei veränderten Tätigkeiten von Beschäftigten im Laufe eines Jahres kann vor Abgabe der Meldung eine abschließende Prüfung der erfassten Daten sinnvoll sein. Hierdurch können die Lohnsummen der Beschäftigten am Ende des Jahres in einen korrekten digitalen Lohnnachweis einfließen. Stand: 15.3.2017 Lesen Sie hierzu u. a. auch: Änderung des UV-Meldeverfahrens ab 2017: Lohnnachweis digital